Om varje tjänsteresa blir ett administrativt projekt
En säljare lämnar kontoret klockan 07.15 för ett kundmöte i en annan stad. Under dagen laddas företagets elbil för 186 kronor, parkeringen kostar 95 kronor och lunchen med kunden 428 kronor. På vägen hem blir det ytterligare en laddning på 132 kronor. Resan är avslutad vid femtiden, men administrationen har knappt börjat.
Laddningen betalades med företagets laddkort och kommer därför på en samlingsfaktura senare i månaden. Parkeringen betalades i en app kopplad till säljarens privata kort. Restaurangkvittot ligger i en jackficka och behöver kompletteras med information om vilka som deltog. Den sista laddningen betalades med företagskort. Fyra ganska enkla köp har alltså skapat fyra olika vägar in i företagets ekonomi.
När underlagen kommer från olika håll
Det som gör tjänsteresor besvärliga att administrera brukar vara att underlagen kommer från olika håll och därefter behöver kopplas till rätt sammanhang. Parkeringen ska kanske belasta ett särskilt projekt. Restaurangkvittot behöver registreras som representation och innehålla uppgifter om deltagarna. Om bilen används av flera avdelningar kan laddkostnaden behöva fördelas istället för att bara hamna i en gemensam bilpost. Det tar inte så mycket tid om det bara behöver göras en gång, men om 20 medarbetare reser två eller tre gånger i veckan blir det däremot hundratals poster att hantera varje månad.
Dessutom uppstår problemen ofta flera dagar efter själva resan. Ett kvitto kanske saknas eller så har någon glömt vilket projekt utgiften gällde. Ekonomiavdelningen skickar ut en fråga på måndagen om en parkeringskostnad från torsdagen och medarbetaren behöver öppna kalendern för att lista ut vilket kundbesök det handlade om. Det är ett onödigt dyrt och tidskrävande sätt att hantera en kostnad på 95 kronor.
Registreringen behöver ske i anslutning till resan
En praktisk lösning är att införa system som fångar informationen så tidigt som möjligt. Om ett kvitto fotograferas direkt efter köpet kan datum och belopp registreras medan medarbetaren fortfarande vet vad kostnaden gäller. Projekt och kund kan anges på plats istället för att medarbetaren behöver rekonstruera uppgifterna en vecka senare.
Här kan ekonomisystem som Kleer samla utlägg och ekonomisk information i samma flöde. Vinsten i det ligger framför allt i att minska antalet gånger samma uppgift behöver hanteras. Om projektet anges när kvittot registreras ska ekonomiansvarig inte behöva fråga om det igen när kostnaden bokförs.
Poängen är att besluten blir bättre när resan inte ligger i en separat administrativ låda. För medarbetaren är en tjänsteresa en förflyttning från A till B. För företaget innebär den också arbetstid, transportkostnader, hotellkostnader, utlägg och projektkostnader. Det administrativa projektet uppstår först när de delarna inte följer med resan in i ekonomin på ett tydligt sätt.
Utgiftsposterna behöver kopplas till de projekt och kunder som kostnaderna faktiskt hör till. Den informationen kan sedan leda till ganska konkreta beslut. Företaget kanske väljer att boka två kundmöten samma dag i samma region, låta en lokal konsult genomföra vissa besök eller skriva in reseersättning separat i kommande offerter. Ett annat projekt kanske fortfarande är mycket lönsamt trots höga resekostnader och behöver inte ändras alls.
Det är också värt att räkna på administrationen när företag jämför olika resesätt. Om tio minuter går åt till att registrera, komplettera och attestera varje resa blir 120 resor på en månad 20 arbetstimmar. För företag med många resande medarbetare är därför en smidig tjänsteresa inte bara en resa där bilen går att ladda eller tåget kommer fram i tid. Den bör också lämna så lite arbete som möjligt efter sig.
